بودجه چیست؟ 4 اصل مهم برای کنترل بودجه
برخی اصطلاحات پرکاربرد و مهم در اقتصاد وجود دارد که ممکن است برخی افراد به کرات در رسانه‌ها و اخبار در مورد آن شنیده باشند، اما به درستی با مفاهیم و کاربردهای آن آشنا نباشند. یکی از این واژه‌ها «بودجه» است. علیرغم اینکه واژه «بودجه» عمدتا برای دولت و کشور مورد استفاده قرار گرفته، اما کاربرد آن برای اشخاص، شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی و در نگاه وسیع‌تر برای یک کشور مطرح است. در این مقاله سعی شده تا این واژه پر اهمیت با جزییات بیشتر تشریح شود.
تعریف بودجه به زبان ساده
باتوجه به اهمیت تراز بودن دخل و خرج، عمدتا افراد، شرکت‌ها و کشورها جهت مدیریت بهتر حساب‌های مالی خود، میزان درآمدها و مخارج خود در آینده را حداقل برای یک دوره مشخص، پیش‌بینی می‌کنند تا بحران‌های مالی احتمالی خود را شناسایی کنند. در این شرایط نقش «بودجه» پررنگ خواهد شد. بودجه به معنای پیش‌بینی و برآورد از میزان درآمدها و مخارج در یک دوره زمانی مشخص است. ممکن است که در یک ورق کاغذ انجام شود یا یک سند رسمی باشد که دولت‌ها از آن استفاده می‌کنند.
به عملیات تنظیم بودجه که در آن میزان درآمدها و مخارج برای یک دوره زمانی مشخص، مثلا یک ساله پیش‌بینی می‌شود را بودجه‌بندی می‌گویند. بر این اساس افراد، شرکت‌ها و دولت، منابع درآمدی خود را به طور مثال برای یک سال آینده شناسایی و میزان مخارج احتمالی خود را تخمین می‌زنند. هرچه این کار با دقت انجام شود و به واقعیت نزدیک‌تر باشد، افق بهتری از عملکرد مالی در آینده خواهد داشت.
مقاله پیشنهادی: بودجه دولت
میزان اهمیت بودجه چقدر است؟
برای بیان میزان اهمیت تدوین بودجه باید گفت که در سطوح خرد و فردی بدین صورت است که عمدتا افراد برای رسیدن به رفاه حداکثری سعی بر تراز کردن درآمدها با مخارج خود دارند. در این بین برخی از افراد به درستی تعادل میان درآمد و هزینه‌ها را برقرار می‌کنند و برخی دیگر بیش از درآمد خود هزینه می‌کنند که در این حالت با کسری مواجه خواهند شد. این افراد عمدتا گرفتار مشکلات بسیاری از قبیل بدهی، خدشه‌دار شدن اعتبار و… خواهند شد یا ناچار هستند از مصارف مهم خود بگذرند.
این موضوع از نگاه فردی بررسی شد، حال آنکه ممکن است این موضوع از نگاه عمیق‌تر برای خانواده، شرکت و در نهایت یک کشور مورد بررسی قرار گیرد.
اهداف و مزایای تهیه بودجه
احتمالا همه افراد با این اصطلاح که پیش‌بینی بهتر از درمان است، آشنا هستند. این اصطلاح همواره کاربرد دارد. در مورد مباحث مالی نیز بودجه‌بندی که پیش‌بینی از منابع و مصارف مالی است، این امکان را می‌دهد که بحران‌ها و چالش‌ها، نقاط ضعف و قوت برای دوره زمانی مشخصی در آینده شناسایی شود و در صورتی که راهکاری برای حل مشکلات احتمالی شناسایی شود، پیش از وقوع شرایط بحرانی، به کار آید. از طرفی رسیدن به اهداف در بستری مناسب‌تر صورت می‌گیرد.
در نگاه کلان و کشوری نیز تنظیم بودجه، انتظارات از آینده مالی یک کشور یا نحوه عملکرد دولت‌ها را مشخص خواهد کرد و بر اساس آن مشخص خواهد شد که یک فرد، شرکت یا کشور برای رهیابی به اهداف خود چه مقدار پول نیاز دارد.
یک بودجه‌بندی مناسب این امکان را می‌دهد که:
- منابع مالی به طور موثر تخصیص یابد
- میزان موفقیت مالی اندازه‌گیری شود
- میزان درآمد و سود شناسایی شود
- چالش‌ها شناسایی و برای آن راهکار ارائه شود
- هزینه‌های نابجا حذف شود
تهیه و تنظیم بودجه برای چه کسانی مناسب است؟
بودجه عمدتا برای اشخاص، شرکت‌ها و کشور یا دولت‌ها تهیه و تنظیم می‌شود. هر فردی می‌تواند برای پیش‌بینی درآمدها و مخارج و برآورد عمکرد مالی خود نسبت به تهیه آن اقدام کند. عمده شرکت‌ها برای موفقیت مالی همواره از تهیه و تنظیم بودجه به صورت فصلی و سالانه استفاده می‌کنند. بسته به وسعت کسب و کار تهیه و تنظیم ممکن است فرآیند پیچیده‌تری داشته باشد. در سطح کشور نیز دولت‌ها به عنوان مجری، سالانه وظیفه تنظیم آن را دارند. از آن‌جا که بودجه یک کشور، اثر بسیاری بر فاکتورهای اقتصادی دارد، تهیه و تنظیم آن با دقت، پیچیدگی و ابزارهای نوین صورت می‌گیرد.
فرآیند تهیه و تنظیم بودجه
برای تنظیم و تهیه بودجه به طور کلی مراحل ذیل باید انجام شود:
هدف‌گذاری مالی: در این مرحله فهرستی از اهداف تهیه می‌شود. اهداف ممکن است کوتاه مدت یا بلند مدت باشند.
شناسایی منابع مالی: منابع مالی درآمدها به صورت واقع‌بینانه شناسایی می‌شود. درآمدها ممکن است ثابت یا متغیر باشند. در صورتی که درآمدها متغیر باشند، باید دقت بیشتری برای شناسایی واقع‌بینانه صرف شود.
تعیین هزینه‌ها: در این مرحله هزینه‌ها شناسایی می‌شوند که این هزینه‌ها ممکن است ثابت یا متغیر باشند. هزینه‌های احتمالی باید از قبل پیش‌بینی شود تا در نهایت به کسری بودجه ختم نشود.
تعیین استراتژی برای رسیدن به هدف: برای رسیدن به اهداف باید استراتژی تعیین شود. در این مرحله باید بهترین روش و راهکارها برای رسیدن به اهداف مشخص شوند.
تایید اولیه و نهایی بودجه: این مرحله عمدتا برای شرکت‌ها و در مقیاس بزرگ‌تر برای دولت استفاده می‌شود. البته برای اشخاص نیز ممکن است در صورت دلخواه از سوی مشاوران و کارشناسان تاییدیه گرفته شود. بنابراین بودجه پس از تهیه و تنظیم اولیه توسط کارشناسان و حسابرسان مورد بررسی قرار گرفته و ایرادات احتمالی آن مشخص و رفع خواهد شد. در سطح شرکت پس از آنکه طرح اولیه اصلاح شد، هر ردیف بودجه در نهایت توسط مدیران شرکت باید تایید نهایی شود. در بودجه دولت نیز پس از تهیه و تنظیم و تایید اولیه توسط کارشناسان و حسابرسان دولت به نهادهای بزرگ همچون مجلس ارائه می‌شود و باید تاییدهای لازم را اخذ کند.
ارزیابی دوره‌ای بودجه: پس از تایید نهایی، باید به صورت دوره‌ای عملکرد واقعی با آنچه در بودجه آورده شده، مقایسه می‌شود و در صورت عدم تطابق علل آن مورد بررسی قرار می‌گیرد. در صورت نیاز ممکن است تنظیمات جدیدی بر روی آن انجام شود.
روش‌های تهیه و تنظیم بودجه
چهار نوع متداول بودجه‌بندی وجود دارد که هر کدام از این روش‌ها مزایا و معایب خاص خود را دارند که شرح آن در ذیل آمده است:
بودجه‌بندی افزایشی یا سنتی (Incremental budgeting)
در این روش، بودجه جدید با اضافه یا کم کردن درصدی ثابت به ارقامی که در بودجه دوره قبل آورده شده بود، تنظیم می‌شود. برخی انتقادات به این روش وارد است. یکی از ایرادات این است که انگیزه برای کاهش هزینه‌ها از بین می‌رود. برای مثال در کشوری که تورم به صورت سالانه با درصد مشخصی افزایش می‌یابد، رشد درصدی منجر به این مسئله می‌شود که دیگر تلاشی برای کاهش هزینه‌ها صورت نگیرد. ایراد بعدی این است که محرک‌های خارجی، احتمالات و عوامل پیش‌بینی نشده در تنظیم این بودجه در نظر گرفته نمی‌شود. برای مثال رشد ناگهانی تورم و… رشد هزینه‌ها را در پیش خواهد داشت، این در حالی است که در این روش درآمدها با درصد ثابتی رشد کرده است. اغراق در تهیه آن نیز از جمله ایراداتی است که به این روش گرفته می‌شود.
بودجه‌بندی مبتنی بر فعالیت (Activity-based budgeting)
در این روش برخلاف روش قبلی، کلیه واحدها و فعالیت‌ها و ذیل فعالیت‌های آن دسته‌بندی و هزینه‌های احتمالی هر کدام مورد بررسی و تحلیل قرار می‌گیرد. این روش نسبت به روش سنتی از دقت و کارایی بسیار بیشتری برخوردار است. یکی از معایب این روش آن است که تجزیه و تحلیل کلیه ریز فعالیت‌ها به ویژه برای مشاغل با چرخه‌های پیچیده امری دشوار، زمان‌بر و احتمالا پرهزینه خواهد بود و حسابدارانی که مسئولیت تهیه و تنظیم این نوع بودجه را دارند باید درک عمیقی از فعالیت‌ها داشته باشند.
بودجه‌بندی بر اساس پیشنهاد ارزش
این روش در واقع یک نوع تفکر است که بیان می‌کند هر آنچه که برای فرد، شرکت یا کشور ارزشی ایجاد نمی‌کند، باید حذف شود. هدف این نوع بودجه‌بندی حذف هزینه‌های اضافی است.
بودجه‌بندی مبتنی بر صفر
متداول‌ترین و کاربردی‌ترین روش، روش مبتنی بر صفر است. در این روش تمام پیش‌فرض‌های تنظیم بودجه دوره قبل صفر و بودجه‌بندی جدید بر اساس تجزیه و تحلیل مجدد هرگونه هزینه و فعالیتی خواهد بود. در این روش باید برای هر هزینه‌ای توجیه اقتصادی وجود داشته باشد.
معرفی انواع بودجه
بودجه انواع مختلفی دارد و از بخش خرد تا کلان جامعه مورد استفاده قرار می‌گیرد. در حالت کلی می‌توان انواع آن را به شرح ذیل تفسیر کرد:
بودجه اصلی یا جامع: این بودجه یک تصویر کلی از منابع و مصارف کل برای شرکت‌ها و کشور نشان می‌دهد که از گردآوری تنخواه بخش‌های مختلف ایجاد می‌شود.
بودجه عملیاتی: این بودجه که مشابه صورت سود و زیان شرکت‌ها است، مشخص می‌کند که درآمدها از کدام منابع مالی به دست می‌آید و چگونه هزینه می‌شود. در واقع این مدل که عمدتا در ابتدای هر سال تهیه می‌شود، درآمدی که افراد انتظار آن را دارند و هزینه‌های ثابت و متغیر را نشان می‌دهد.
بودجه ثابت: این بودجه بر اساس هزینه‌های ثابت و غیرقابل حذف تهیه می‌شود. در واقع نشان می‌دهد که هرچقدر درآمدها بیشتر یا کمتر شوند، این هزینه‌ها موجود است و باید در نظر گرفته شود.
بودجه انعطاف‌پذیر: همان‌طور که از نام آن مشخص است، این بودجه انعطاف‌پذیری بالایی نسبت به هزینه‌ها و منابع درآمد دارد و درست عکس بودجه ثابت است.
بودجه محقق شده چیست؟
هرچه موارد درج شده در بودجه با واقعیت‌ها تطابق بیشتری داشته باشد، آن بخش محقق شده است. برای مثال شرکت یا دولتی میزان درآمدها را X تومان در جدول بودجه در نظر گرفته است. با گذر زمان تنها نصف X تومان از درآمدها مطابق بودجه کسب شده‌اند. در این حالت نیمی از درآمدها محقق شده است. در مورد هزینه‌ها نیز این امر برقرار است.
- می‌توانید از طریق لینک بودجه کشور، جزئیات هزینه‌ها و درآمدهای بودجه ایران در 3 سال گذشته را در مقایسه با یکدیگر مشاهده کنید.
کسری بودجه (Budget Deficit) و انواع آن
هر زمان میزان هزینه‌ها بیشتر از درآمدها باشد، به همان میزان افزایش هزینه، کسری ایجاد می‌شود که مشکلاتی را برای فرد، شرکت‌ها و دولت‌ها ایجاد می‌کند. بنابراین عدم اغراق در تهیه آن و واقع‌بینی از جمله مواردی است که به عدم وقوع کسری کمک می‌کند. در ادامه انواع مختلف کسری بودجه تشریح شده است:
کسری مالی (Deficit financing): این کسری زمانی ایجاد می‌شود که مخارج بیشتر از درآمدها است و برای پوشش هزینه‌ها از بدهی یا وام استفاده شود.
کسری حساب جاری (Current account deficit): هر زمان درآمدها و مخارج از خارج از کشور که شامل تراز تجاری، خالص درآمد حاصل از سرمایه‌گذاری‌های خارجی و نقل‌و‌انتقالات خارجی است، با هم تراز نباشند، یعنی درآمدها بیشتر از هزینه‌ها باشد یا ارقام خالص آن منفی شود، کسری حساب جاری ایجاد می‌شود.
کسری اولیه (Primary deficit): این نوع کسری زمانی ایجاد می‌شود که در موقع تنظیم بازپرداخت وام‌های اخذ شده در دوره‌های قبل در نظرگرفته نشده است. در واقع بدهی‌ها از بودجه قبلی به جدید منتقل شده که منجر به کسری اولیه شده است.
کسری درآمد (Revenue deficit): زمانی که درآمدهای محقق‌شده کمتر از درآمدهای پیش‌بینی شده باشد، کسری درآمد وجود خواهد داشت.
کسری ساختاری (Structural deficits): این کسری زمانی ایجاد می‌شود که مخارج عمومی همواره مازاد بر درآمد باشد. هرچه بهره‌وری در میزان درآمدها افزایش یابد، همچنان کسری نیز افزایش می‌یابد.
کسری دوگانه یا دوقلو (Twin deficits): هر زمان کسری مالی و کسری حساب جاری هم‌زمان با هم ایجاد شود، کسری دوگانه صورت گرفته است.
منظور از ناترازی و سیستم کنترل بودجه چیست؟
اگر میزان درآمدها و هزینه‌های بودجه با یکدیگر تطابق داشته باشد (برابر باشد) اصطلاحا گفته می‌شود که بودجه تراز است. درست برعکس این موضوع، هر زمان میزان درآمدها کمتر از هزینه‌ها باشد یا برعکس، ناترازی ایجاد می‌شود. به همین منظور کنترل بودجه از جمله امور ضروری است تا اطمینان حاصل شود که منابع تخمین زده شده به طور موثر و کارآمد استفاده می‌شود. بر این اساس علاوه بر آنکه تنظیم این برنامه باید با دقت و مهارت بالایی انجام شود، بلکه نظارت بر عملکرد واقعی آن نیز از جمله امور بسیار مهم است.
به طور کلی 4 اصل مهم برای کنترل بودجه وجود دارد:
- هدف‌گذاری واقع‌بینانه
- کنترل مخارج و ارائه راهکار برای صرفه‌جویی
- نظارت بر نتایج واقعی و مقایسه مکرر آن با بودجه پیش‌بینی‌شده
- انجام اقدامات اصلاحی
جمع‌بندی
همان‌طور که در مقاله مطرح شد، به پیش‌بینی درآمدها و مخارج در یک دوره زمانی بودجه گفته می‌شود و عموما جهت مدیریت بهتر حساب‌های مالی در آینده و جلوگیری از بحران‌های مالی احتمالی تنظیم می‌شود. بودجه علاوه بر اینکه برای کشورها مورد استفاده قرار می‌گیرد، می‌تواند برای اشخاص، شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی نیز کاربرد داشته باشد.
