دارایی فیزیکی چیست؟ بررسی انواع و نحوه مدیریت آن
دارایی فیزیکی (Physical Asset) به هر منبع با ارزشی گفته می‌شود که ماهیت واقعی و مشهود دارد. این نوع دارایی‌ها قابل مشاهده هستند. برای مثال، در یک فروشگاه، تمام کالاها و ابزارها، نمونه‌هایی از دارایی‌های فیزیکی محسوب می‌شوند. این دارایی‌ها می‌توانند در اختیار یک فرد، شرکت یا حتی یک مغازه باشند. دارایی‌های فیزیکی اغلب زمانی در حسابداری مورد توجه قرار می‌گیرند که نیاز به فروش آن‌ها برای پرداخت بدهی‌های یک شرکت یا سازمان وجود داشته باشد. به عنوان نمونه، میز، صندلی‌ها و وسایل موجود در یک رستوران، به عنوان دارایی‌های فیزیکی آن شناخته می‌شوند که در صورت لزوم برای تسویه بدهی‌ها توسط صاحبانشان فروخته می‌شوند.
در این مقاله به تعریف دارایی فیزیکی، انواع و تفاوت آن با دارایی‌های نامشهود پرداخته شده است. همچنین شیوه مدیریت دارایی فیزیکی، استاندارد، مزایا و خطاهای رایج این مدیریت از مباحث مطرح شده در این مقاله هستند.
انواع دارایی فیزیکی
دارایی‌های فیزیکی به عنوان یکی از مهم‌ترین دارایی‌های شرکت، نقش کلیدی در حفظ و توسعه فعالیت‌های اقتصادی ایفا می‌کنند. شناخت انواع این دارایی‌ها کمک می‌کند تا مدیران مالی و سرمایه‌گذاران بتوانند تصمیم‌های دقیق‌تری در زمینه مدیریت سرمایه و تخصیص منابع اتخاذ کنند. انواع دارایی‌های فیزیکی را می‌توان به دو دسته کلی بلندمدت و کوتاه‌مدت تقسیم کرد که در ادامه هر یک از این موارد شرح داده می‌شود.
دارایی‌های فیزیکی بلندمدت: این دارایی‌ها معمولا ثابت هستند و عمر مفید آن‌ها بیش از یک سال است. دارایی‌های فیزیکی بلندمدت به تولید کالاها و خدمات یک شرکت کمک می‌کنند. به طور مثال این دارایی‌ها شامل ساختمان‌ها، وسایل نقلیه از جمله خودروهای باربری، ماشین‌آلات، تجهیزات و مبلمان اداری شرکت می‌شوند.
دارایی‌های فیزیکی کوتاه‌مدت (دارایی‌های جاری): دارایی‌های فیزیکی کوتاه مدت با عنوان دارایی‌های جاری نیز شناخته می‌شوند. دارایی جاری یکی از انواع دارایی‌های کوتاه‌مدت در ترازنامه شرکت‌ها است. این دارایی نشان می‌دهد که شرکت چه میزان دارایی قابل تبدیل به وجه نقد در کمتر از یک سال مالی دارد. این دارایی‌ها معیاری برای سنجش توان پرداخت‌های آینده شرکت محسوب می‌شوند. موجودی کالا و مواد اولیه از جمله دارایی‌های فیزیکی کوتاه‌مدت هستند.
مدیریت دارایی‌های فیزیکی
مدیریت دارایی‌های فیزیکی به مجموعه فرایندهایی گفته می‌شود که هدف آن‌ها بهینه‌سازی استفاده، نگهداری و ارزش‌گذاری دارایی‌های فیزیکی شرکت است. این مدیریت در طول چرخه عمر دارایی فیزیکی انجام می‌شود. چرخه عمر دارایی فیزیکی شامل مراحل متعددی است که با تعریف نیازها و برنامه‌ریزی آغاز می‌شود. سپس ارزیابی، طراحی و ساخت یا خرید دارایی انجام می‌گیرد. پس از آن، دارایی وارد مرحله بهره‌برداری می‌شود تا بیشترین کارایی و بازدهی را داشته باشد. مراحل بعدی شامل نگهداری و مراقبت از دارایی است که این بخش، شامل بازرسی‌های منظم، شناسایی خرابی‌ها، خطرات احتمالی، اولویت‌بندی فعالیت‌های نگهداری و اجرای تعمیرات پیشگیرانه است. در نهایت، دارایی در زمان مناسب به‌گونه‌ای از رده خارج می‌شود که بیشترین بهره‌وری و کمترین هزینه را داشته باشد.
مدیریت دارایی فیزیکی یک فرایند مهم در هر سازمان است که دو هدف اصلی دارد. یکی از این اهداف، به حداکثر رساندن ارزش دارایی‌های فیزیکی است و هدف دیگر، به حداقل رساندن خطرات مرتبط با مالکیت و بهره‌برداری از آن‌ها است. مدیریت دارایی به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا بازده دارایی‌های خود را افزایش دهند و هزینه‌های مربوط به تجهیزات از دست رفته یا کمتر استفاده شده را کمتر کنند.
استاندارد مدیریت دارایی‌های فیزیکی چیست؟
استاندارد ISO 55000 به صورت تخصصی برای مدیریت دارایی فیزیکی طراحی شده و ساختار کاملی از اصول، مزایا و اهداف سیستم‌های مدیریت دارایی ارائه می‌دهد. این استاندارد یکی از استانداردهای بین‌المللی است که توسط سازمان بین‌المللی استانداردسازی (ISO) تدوین شده است. استاندارد ISO 55000 در سال ۲۰۱۴ منتشر شد و به صورت تخصصی به مدیریت دارایی‌های فیزیکی می‌پردازد. در نتیجه با کمک این استاندارد، هزینه‌ها کاهش پیدا می‌کند و عمر مفید دارایی فیزیکی بیشتر خواهد شد.
نرم‌افزارهای مدیریت دارایی‌های فیزیکی (EAM) ابزارهایی کلیدی در اجرای این استاندارد هستند. این نرم‌افزارها تمامی مراحل چرخه عمر دارایی را پوشش می‌دهند. امکاناتی مانند پایش لحظه‌ای دارایی‌ها، مدیریت ریسک مرتبط با خرابی‌ها، دسترسی آسان به داده‌ها در هر زمان و مکان، برنامه‌ریزی دقیق تعمیرات پیشگیرانه و گزارش‌گیری تحلیلی از مهم‌ترین قابلیت‌های این نرم‌افزارها هستند.
مزایای مدیریت دارایی فیزیکی
مدیریت موثر دارایی‌های فیزیکی چندین هدف و مزیت مهم به همراه دارد که در ادامه به این موارد پرداخته شده است.
- افزایش بهره‌وری در استفاده از سرمایه و دارایی‌های سازمان
- کاهش هزینه‌های عملیاتی و سرمایه‌ای و همچنین کاهش هزینه‌های چرخه عمر دارایی‌ها
- افزایش عمر اقتصادی دارایی‌ها از طریق نگهداری و مراقبت‌های اصولی
- اطمینان از در دسترس بودن دارایی‌ها در زمان نیاز و بهبود عملکرد آن‌ها
- پیشگیری از خرابی‌های ناگهانی و پرهزینه تجهیزات
- افزایش کارایی و دقت در تصمیم‌گیری‌های سازمانی مرتبط با دارایی‌ها
- اطمینان از مطابقت دارایی‌ها با مقررات و استانداردهای ایمنی و محیط زیست
اشتباهات رایج در مدیریت دارایی‌های فیزیکی
در مدیریت دارایی‌های فیزیکی، شناسایی و پیشگیری از خطاهای رایج اهمیت ویژه‌ای دارد. بسیاری از سازمان‌ها بدون توجه به منشا این اشتباهات، تنها بر حل مشکلات لحظه‌ای تمرکز می‌کنند و همین امر باعث افزایش هزینه‌ها و کاهش بهره‌وری در بلندمدت می‌شود. برای شناخت بهتر اشتباهات مدیریت دارایی فیزیکی در بخش زیر به این موارد پرداخته شده است.
نگهداری و تعمیرات اشتباه: نگهداری و تعمیرات بخشی کوچک اما بسیار مهم از مدیریت دارایی‌های فیزیکی است. شرایط نگهداری هر دارایی فیزیکی باید متناسب با آن دارایی باشد تا از بروز خطا و زیان جلوگیری شود.
استفاده از داده‌های اشتباه یا ناکافی: تکیه بر داده‌های قدیمی یا ناقص، برنامه مدیریت دارایی فیزیکی را با مشکل مواجه می‌کند. به طور کلی سیستم‌های مدرن مدیریت نگهداری و تعمیرات (CMMS) و EAM برای جمع‌آوری و تحلیل داده‌های عملیاتی کارآمد هستند.
عدم مشارکت کارکنان: اگر کارکنان درک کاملی از نقش خود در عملکرد بهینه دارایی‌ها نداشته باشند، برنامه مدیریت دارایی فیزیکی بی‌اثر خواهند شد. به همین سبب برای پیشگیری از این خطاها، توانمندسازی و مشارکت دادن کارکنان در فرایندهای برنامه‌ریزی ضروری است.
تمرکز بیش از حد بر قیمت خرید: ارزش یک دارایی تنها با قیمت خرید آن تعریف نمی‌شود. توجه به هزینه‌های عملیاتی و هزینه‌های کل عمر (TCO) دارایی، شامل هزینه‌های نگهداری، قطعات یدکی و همچنین هزینه آموزش‌های مربوط به استفاده از دارایی، برای مدیریت صحیح ضروری است.
تفاوت دارایی فیزیکی با دارایی نامشهود
دارایی‌های نامشهود به دارایی‌هایی گفته می‌شود که وجود فیزیکی ندارند اما ارزش اقتصادی بالایی ایجاد می‌کنند. این دارایی‌ها می‌توانند شامل مالکیت فکری، اعتبار و شهرت برند، حق امتیاز، نرم‌افزارها و علائم تجاری باشند. در مقابل دارایی‌های فیزیکی، ملموس و قابل مشاهده هستند. این دارایی‌ها در فرایند تولید یا ارائه خدمات مورد استفاده قرار می‌گیرند و شامل مواردی مانند ساختمان‌ها، زمین، تجهیزات، ماشین‌آلات و وسایل نقلیه می‌شوند.
ارزش دارایی‌های نامشهود اغلب به توانایی آن‌ها در افزایش درآمد شرکت بستگی دارد. در مقابل ارزش‌گذاری دارایی‌های فیزیکی ساده‌تر است و تعیین ارزش آن‌ها معمولا براساس قیمت خرید یا هزینه جایگزینی انجام می‌شود. دارایی‌های فیزیکی عمدتا در تولید و عملیات نقش مستقیم دارند، در حالی که دارایی‌های نامشهود از طریق ایجاد مزیت رقابتی یا افزایش اعتبار برند، ارزش شرکت را بالا می‌برند.
جمع‌بندی
دارایی‌های فیزیکی شامل انواع دارایی‌های مشهود و ملموس می‌شوند. این دارایی‌ها نقشی کلیدی در تولید، ارائه خدمات و حفظ ارزش ایفا می‌کنند. مدیریت کارآمد این دارایی‌ها نه تنها به افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها منجر می‌شود، بلکه پایداری و موفقیت بلندمدت کسب‌وکار را نیز تضمین می‌کند. سازمان‌ها می‌توانند با درک صحیح تعریف، انواع و چالش‌های مدیریت دارایی‌های فیزیکی و با به‌کارگیری استراتژی‌های مناسب، از پتانسیل کامل این منابع ارزشمند بهره‌برداری کنند و به اهداف خود دست یابند.
