حسابداری نقدی چیست و مناسب چه کسانی است؟ تفاوت آن با حسابداری تعهدی
حسابداری نقدی روشی از حسابداری است که در آن، درآمدها و هزینه‌ها تنها زمانی ثبت می‌شوند که وجه نقد عملا دریافت یا پرداخت شده باشد. به عبارت دیگر، زمان واقعی مبادله پول ملاک ثبت رویداد مالی قرار می‌گیرد. تفاوت اصلی آن با حسابداری تعهدی این است که در حسابداری تعهدی، هزینه‌ها و درآمدها حتی بدون جابه‌جایی پول نقد هم ثبت می‌شوند. به همین منظور می‌توان نتیجه گرفت، حساب‌های دریافتنی و پرداختنی در حسابداری نقدی کاربردی ندارند. اما در این روش درآمدهای ثبت‌شده قابلیت اعتماد بالایی دارند، چرا که وصول وجه نقد آن‌ها قطعی شده است. پس از تعریف حسابداری نقدی به انواع مبانی حسابداری مرتبط با نقدی پرداخته شده است.
مقاله پیشنهادی: «حسابداری چیست؟»
انواع مبانی حسابداری مرتبط با نقدی
همان‌طور که گفته شد در روش حسابداری نقدی کامل، درآمدها تنها زمانی شناسایی و ثبت می‌شوند که وجه نقد دریافت شود و هزینه‌ها نیز فقط پس از پرداخت وجه نقد ثبت خواهند شد. این روش تمرکز خود را بر جریان واقعی وجه نقد ورودی و خروجی شرکت قرار می‌دهد و به مدیران امکان می‌دهد تصمیم‌های مالی خود را بر اساس جریان نقدی واقعی اتخاذ کنند. در کنار حسابداری نقدی کامل، روش‌های دیگری نیز وجود دارند که مبنای نقدی را با رویکردهای دیگر ترکیب می‌کنند. این روش‌ها شامل مبنای نقدی تعدیل شده و مبنای نیمه تعهدی هستند. در ادامه به تعریف حسابداری نقدی تعدیل شده و نیمه تعهدی نوشته شده است.
حسابداری نقدی تعدیل شده
مبنای نقدی تعدیل شده روشی ترکیبی میان حسابداری نقدی و تعهدی است که هم سادگی نقدی و هم دقت تعهدی را فراهم می‌کند. در این شیوه، درآمدها تنها پس از دریافت وجه نقد شناسایی می‌شوند، اما هزینه‌ها علاوه بر پرداخت وجه یا ثبت پیش‌پرداخت‌ها، زمانی که قرارداد به طور کامل انجام شده و کالا یا خدمات تحویل سازمان شود، نیز شناسایی می‌شوند. به این ترتیب، برخی اقلام بر اساس نقدی و برخی بر اساس تعهدی ثبت می‌شوند. برای نمونه، درآمدها ممکن است نقدی و هزینه‌های پرسنلی تعهدی باشند. این روش از نظر محافظه‌کاری مالی بدبینانه‌ترین حالت ممکن است، زیرا هزینه‌ها را زودتر شناسایی کرده و امکان برآورد واقعی‌تر سود را فراهم می‌کند. حسابداری نقدی تعدیل شده برای شرکت‌هایی مناسب است که هم به سادگی نقدی و هم به دقت تعهدی نیاز دارند و در ایران تا پیش از ۱۳۹۴ در دستگاه‌های دولتی استفاده می‌شد، سپس جای خود را به مبنای تعهدی داد.
حسابداری نیمه تعهدی
در روش حسابداری نیمه تعهدی، شناسایی درآمد همانند حسابداری نقدی انجام می‌شود؛ یعنی درآمدها پس از دریافت وجه در دفاتر ثبت می‌شوند. اما برای شناسایی هزینه‌ها، رویکرد حسابداری تعهدی به کار گرفته می‌شود و هزینه‌ها به محض ایجاد تعهد پرداخت شناسایی می‌شوند.
در واقع می‌توان به این صورت تفاوت دو روش فوق را توضیح داد که در نقدی تعدیل شده، درآمدها پس از دریافت وجه نقد ثبت می‌شوند و هزینه‌ها زمانی شناسایی می‌شوند که قرارداد کامل شده و کالا یا خدمات تحویل شود. در مقابل، در نیمه تعهدی، درآمدها همانند نقدی ثبت می‌شوند اما هزینه‌ها به محض ایجاد تعهد پرداخت شناسایی می‌شوند، بنابراین، این روش کمتر محافظه‌کارانه است. این تفاوت کلیدی، تصمیم‌گیری مالی و میزان ریسک برآورد سود را مشخص می‌کند.
مزایای حسابداری نقدی
حسابداری نقدی دارای مزایای مشخصی است که آن را برای برخی کسب‌وکارها مناسب می‌سازد. این روش به سادگی و سهولت در اجرا شناخته می‌شود و یادگیری آن برای حسابداران بسیار آسان است. یکی از مزایای اصلی، ارائه تصویر روشن از موجودی نقدی شرکت است. پیگیری جریان وجوه نقد با استفاده از این روش آسان بوده و تمرکز آن بر حرکت واقعی پول ورودی و خروجی شرکت است.
حسابداری نقدی می‌تواند هزینه‌های حسابداری را کاهش دهد، زیرا نیازی به نگهداری اسناد و مدارک پیچیده ندارد. این روش برای کسب‌وکارهای کوچک، نوپا و افراد خوداشتغال بسیار مفید است و به آن‌ها امکان می‌دهد بدون پرداخت هزینه اضافی برای حسابدار، امور مالی خود را مدیریت کنند. درآمدهایی که در حسابداری نقدی ثبت می‌شوند، قابلیت اعتماد بالاتری دارند، زیرا پس از دریافت قطعی وجه شناسایی شده‌اند. صاحبان مشاغل کوچک می‌توانند عملکرد مالی خود را به‌صورت منطقی پیگیری و نظارت کنند و مالیات تنها بر اساس پولی که واقعا دریافت شده، پرداخت می‌شود.
معایب حسابداری نقدی
با وجود مزایای حسابداری نقدی برای برخی کسب‌وکارها، این روش دارای معایب قابل توجهی است که استفاده از آن را برای شرکت‌های بزرگ و پیچیده نامناسب می‌سازد. در ادامه به این معایب پرداخته شده است.
- عدم تطابق هزینه‌ها با درآمدهای مرتبط
حسابداری نقدی، هزینه‌ها را با درآمدهایی که به تولید آن‌ها کمک کرده‌اند، مطابقت نمی‌دهد. این موضوع می‌تواند تصویری نادرست از عملکرد کسب‌وکار در دوره‌های مالی ارائه دهد. برای مثال، شرکتی ممکن است در یک ماه متحمل هزینه‌های زیادی برای تولید شود، اما درآمد حاصل از فروش کالا را در ماه بعد دریافت کند، که این باعث می‌شود عملکرد دقیق ماهانه به درستی نشان داده نشود.
- عدم شناسایی حساب‌های دریافتنی و پرداختنی
در حسابداری نقدی تا زمانی که وجه نقد عملا مبادله نشود، هیچ ثبتی انجام نمی‌گیرد. بنابراین، حساب‌های دریافتنی و پرداختنی در دفاتر کاربرد ندارند. این موضوع باعث می‌شود بدهی‌های واقعی شرکت تا زمان پرداخت در صورت‌های مالی گزارش نشود و وضعیت مالی شرکت ممکن است بهتر از واقعیت نشان داده شود.
- عدم شناسایی هزینه‌های غیرنقدی
هزینه‌هایی مانند استهلاک دارایی‌های ثابت به دلیل عدم مبادله وجه نقد، در حسابداری نقدی شناسایی و ثبت نمی‌شوند. این امر می‌تواند برای شرکت‌های بزرگ مشکل‌ساز باشد.
- گزارش‌دهی غیرواقعی از سود و زیان
اگر شرکتی درآمد زیادی داشته باشد اما هنوز وجه نقد مربوط به آن را دریافت نکرده باشد، در حالی که هزینه‌های مرتبط با آن درآمد پرداخت شده است، حسابداری نقدی ممکن است صورت سود و زیان شرکت را غیرواقعی نشان دهد. این موضوع می‌تواند منجر به نمایش سود بیشتر یا زیان کمتر از مقدار واقعی شود.
- عدم کارایی برای تصمیمات مدیریتی
از آنجایی که حسابداری نقدی تنها یک نگاه روزمره به امور مالی ارائه می‌دهد و تصویر جامعی از سلامت مالی بلندمدت ندارد، نمی‌تواند به مدیران در اتخاذ تصمیمات استراتژیک و بلندمدت کمک کند.
- افزایش امکان دستکاری نتایج مالی
به دلیل عدم ثبت دقیق و به‌موقع رویدادهای مالی و عدم شناسایی منابع درآمد و تامین‌کننده، امکان دستکاری نتایج مالی افزایش می‌یابد و شناسایی هزینه‌ها به تعویق می‌افتد.
- عدم انطباق با استانداردهای حسابداری ایران
طبق استانداردهای حسابداری ایران، تمامی شرکت‌ها (به جز برخی موارد خاص) موظف به استفاده از مبنای حسابداری تعهدی هستند. این موضوع باعث می‌شود استفاده از حسابداری نقدی برای بسیاری از شرکت‌ها پذیرفته نشود.
تفاوت بین حسابداری نقدی و تعهدی
برای درک کامل روش‌های مالی مورد استفاده در شرکت‌ها، بررسی انواع حسابداری نقدی و تعهدی اهمیت زیادی دارد. این بررسی به شناسایی تفاوت‌ها و زیرشاخه‌های هر مبنا کمک می‌کند.
| ویژگی | حسابداری نقدی | حسابداری تعهدی |
|---|---|---|
| زمان شناسایی درآمدها | تنها پس از دریافت وجه نقد | به محض ایجاد درآمد، حتی اگر وجه نقد دریافت نشده باشد. |
| زمان شناسایی هزینه‌ها | تنها پس از پرداخت وجه نقد | به محض ایجاد تعهد پرداخت، حتی اگر وجه نقد پرداخت نشده باشد. |
| حساب‌های دریافتنی و پرداختنی | کاربردی ندارند. | شامل حساب‌های دریافتنی و پرداختنی هستند. |
| هزینه‌های غیرنقدی | شناسایی نمی‌شوند (مثل استهلاک دارایی‌های ثابت) | شناسایی می‌شوند. |
| تصویر موجودی نقدی | تصویر روشنی از جریان نقدی ارائه می‌دهد | تمرکز بر جریان نقدی ندارد، تصویر جامع مالی ارائه می‌دهد. |
| سادگی و سهولت اجرا | ساده‌تر و آسان‌تر | پیچیده‌تر و زمان‌برتر، نیازمند هزینه بیشتر |
| مناسب برای | کسب‌وکارهای کوچک، نوپا و افراد خوداشتغال | شرکت‌های بزرگ، پیچیده و سودمحور با معاملات اعتباری |
| انطباق با استانداردها | کمتر مطابق استانداردهای ایران | مطابق استانداردهای حسابداری ایران |
| کاربرد مدیریتی | مناسب برای مشاهده جریان نقدی روزمره | مناسب برای تصمیم‌گیری استراتژیک و بلندمدت |
| قابلیت اعتماد درآمد ثبت‌شده | بالا، زیرا وجه نقد دریافت شده است. | بالا، اما شامل درآمدهای تعهدی نیز می‌شود. |
برای آشنایی بیشتر با حسابداری تعهدی مطالعه‌ی مقاله «حسابداری تعهدی چیست؟» پیشنهاد می‌شود.
حسابداری نقدی برای کدام کسب‌وکارها مناسب است؟
حسابداری نقدی برای کسب‌وکارها و نهادهایی با فعالیت مالی محدود، مزایای قابل توجهی دارد. این روش به‌ویژه برای کسب‌وکارهای کوچک و نوپا و همچنین افراد خوداشتغال مناسب است. برخی سازمان‌های دولتی و غیرانتفاعی نیز حسابداری نقدی را برای مدیریت بودجه در بازه‌های زمانی مشخص به کار می‌برند و امکان انتقال تعهدات به دوره‌های مالی دیگر را ندارند. این روش برای کسب‌وکارهایی که تعداد مشتریان و معاملاتشان کم است یا عمدتا به صورت نقدی انجام می‌شود، کاربرد دارد. مشاغل ساده با موجودی نقد محدود، مانند مشاوران، فریلنسرها و مدرسان نیز حسابداری نقدی را ترجیح می‌دهند، زیرا نیاز به گزارش‌گیری مالی پیچیده ندارند. حسابداری نقدی به دلیل سادگی و سهولت یادگیری، برای این کسب‌وکارها کارآمد است و تصویر روشنی از موجودی نقد ارائه می‌دهد. همچنین، استفاده از این روش هزینه‌های حسابداری را کاهش می‌دهد و به کسب‌وکارهای کوچک امکان می‌دهد بدون نیاز به حسابدار، امور مالی خود را مدیریت کنند.
جمع‌بندی
حسابداری نقدی روشی است که در آن درآمدها و هزینه‌ها تنها زمانی ثبت می‌شوند که وجه نقد واقعا دریافت یا پرداخت شده باشد. این روش به دلیل سادگی اجرا و قابلیت پیگیری آسان جریان نقدی، اغلب برای کسب‌وکارهای کوچک، نوپا و افراد خوداشتغال مناسب است. با این حال، مهم‌ترین نقطه ضعف آن این است که تصویر دقیق و واقعی از عملکرد مالی و وضعیت کلی شرکت ارائه نمی‌دهد، زیرا مواردی مانند حساب‌های دریافتنی و پرداختنی و هزینه استهلاک دارایی‌ها در آن شناسایی و ثبت نمی‌شوند. طبق استانداردهای حسابداری ایران، شرکت‌ها معمولا موظف به استفاده از مبنای تعهدی هستند تا تصویر دقیق‌تری از وضعیت مالی خود ارائه دهند.
