بودجه ریزی عملیاتی چیست و چه کاربردی دارد؟
بودجه ریزی عملیاتی به عنوان یک ابزار مهم در مدیریت مالی شناخته می‌شود. این فرآیند پیچیده و سیستماتیک، با تعیین و مدیریت هزینه‌های مربوط به فعالیت‌های عملیاتی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از منابع مالی خود بهینه‌تر استفاده کنند و به اهداف استراتژیک خود دست یابند. با افزایش پیچیدگی و تغییرات محیطی، بودجه ریزی عملیاتی به عنوان یک ابزار اساسی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به تناسب با شرایط جاری تصمیم‌گیری‌های دقیق‌تری انجام دهند و بهره‌وری مالی و عملیاتی خود را بهبود بخشند. در این مقاله به بررسی اصول، مزایا و مراحل اجرای این شیوه پرداخته شده است.
- مقاله پیشنهادی: بودجه ریزی
تعریف بودجه ریزی عملیاتی
در تعریف بودجه بندی عملیاتی می‌توان گفت، این شیوه یک فرآیند مدیریتی است که در آن هزینه‌های مربوط به فعالیت‌های عملیاتی یک سازمان برای یک دوره زمانی مشخص معمولا یک ساله برنامه‌ریزی، تعیین و کنترل می‌شود. هدف اصلی این نوع بودجه ریزی، بهبود مدیریت مالی و اقتصادی سازمان است تا از منابع مالی خود بهینه‌تر استفاده کند و به بهره‌وری بیشتری دست یابد. در این شیوه، عملیات روزمره سازمان از جمله هزینه‌های نیروی انسانی، مواد و تجهیزات، اجاره و اجناس، اداره‌کلی، تولید و توزیع و… بررسی می‌شود و هدف رسیدن به اهداف کلان استراتژیک شرکت است.
بودجه ریزی عملیاتی چه کاربردی دارد؟
همانطور که در بخش قبلی به بودجه عملیاتی چیست پرداخته شد، بودجه ریزی عملیاتی به عنوان یک ابزار مدیریتی بسیار کاربردی، اهداف و کاربردهای متعددی دارد که شامل موارد زیر می‌شود:
1. برنامه‌ریزی مالی دقیق: اولین وظیفه بودجه ریزی عملیاتی، تعیین و تخصیص منابع مالی به صورت دقیق به هر بخش و واحد سازمان است. این فرآیند به مدیران امکان می‌دهد تا با اطمینان بیشتری برنامه‌ریزی و پیش‌بینی کنند.
2. کنترل هزینه‌ها: با ایجاد بودجه ریزی عملیاتی، سازمان قادر است به طور دقیق‌تر هزینه‌های خود را کنترل کند و از اتلافات مالی جلوگیری کند. این امر باعث بهبود عملکرد مالی کل سازمان می‌شود.
3. بهبود بهره‌وری: با اختصاص دقیق منابع به هر بخش، بهره‌وری کارکنان و منابع سازمان افزایش می‌یابد. این به سازمان کمک می‌کند تا با هزینه‌های کمتر، نتایج بهتری بدست آورد.
4. تصمیم‌گیری بهتر: این شیوه به مدیران اطلاعات دقیق‌تری ارائه می‌دهد که آنها را در فرآیند تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و عملیاتی سازمانی تقویت می‌کند.
5. پیش‌بینی و مدیریت ریسک: بودجه بندی عملیاتی باید به تحلیل و مدیریت ریسک‌های مختلف، از جمله ریسک‌های مالی و عملیاتی، توجه ویژه داشته باشد. این اصل بر این اساس است که تمام ریسک‌های مرتبط با اجرای بودجه شناسایی، ارزیابی و برنامه‌ریزی شوند تا به حداقل رساندن اثرات منفی آنها کمک شود.
اصول بودجه ریزی عملیاتی
مرتبط بودن با استراتژی سازمان: بودجه ریزی عملیاتی در سازمان‌های دولتی و خصوصی باید با استراتژی‌ها و اهداف کلان سازمان هماهنگ باشد. این به این معنی است که هدف از هر قسمت از بودجه باید انطباق با اهداف استراتژیک سازمان داشته باشد و به تحقق آنها کمک کند. برای مثال، اگر استراتژی سازمان افزایش بازاریابی در یک بازار خاص باشد، این شیوه باید منابع مالی را برای تبلیغات و فعالیت‌های بازاریابی در آن بازار تخصیص دهد.
واقع‌گرایی و دقت: بودجه ریزی عملیاتی باید بر اساس اطلاعات و داده‌های دقیق و واقعی انجام شود. برآوردهای هزینه‌ها و درآمدها باید بر اساس تجربیات گذشته و پیش‌بینی‌های دقیق صورت گیرد تا بودجه قابل اعتمادی ارائه شود.
مشارکت و شفافیت: مشارکت اعضای سازمان و تعامل بین آنها در فرآیند بودجه ریزی عملیاتی بسیار حیاتی است. این اصل به این معنی است که تمام اعضا از تصمیمات و اهداف مالی و عملیاتی آگاه باشند و در فرآیند تدوین بودجه شرکت کنند. این اصل باعث می‌شود که اعضای سازمان احساس مسئولیت بیشتری برای دستیابی به اهداف بودجه‌ای داشته باشند.
مرتبط بودن با واحدهای عملیاتی: بودجه ریزی عملیاتی باید به طور مستقیم با واحدهای عملیاتی و فعالیت‌های سازمان مرتبط باشد. هر واحد از سازمان باید بر اساس نیازها و خصوصیات خود بودجه خود را تهیه کند.
انعطاف‌پذیری: بودجه ریزی عملیاتی باید انعطاف‌پذیری لازم را داشته باشد تا بتواند به تغییرات ناگهانی در بازار، فناوری یا شرایط دیگر سازگار شود. بنابراین، اصل انعطاف‌پذیری به این معنی است که بودجه باید به راحتی قابل تغییر و بهبود باشد.
ارزیابی و بازبینی منظم: بودجه بندی عملیاتی نیازمند ارزیابی و بازبینی دوره‌ای است تا مطمئن شویم که بودجه در حالت بهینه قرار دارد و هزینه‌ها در مرزهای تعیین شده باقی می‌مانند. ارزیابی منظم باعث می‌شود تا در صورت لزوم، تصحیح‌های لازم در بودجه اعمال شود و سازمان از تغییرات محیطی و شرایط دیگر بی‌خبر نماند.
بودجه ریزی عملیاتی چگونه انجام می‌شود؟
بودجه بندی عملیاتی به چندین روش مختلف می‌تواند انجام شود که هر یک از این روش‌ها بر اساس نوع فعالیت و ساختار سازمان متفاوت هستند. در ادامه به توضیح سه روش متداول بودجه ریزی عملیاتی پرداخته شده است:
بودجه ریزی مبتنی بر قیمت تمام‌شده کار: در این روش، بر اساس برآورد هزینه‌های مربوط به اجرای کل مراحل تمام‌شده‌ی کار (Total Cost of Work Performed – TCWP)، بودجه اولیه برای هر بخش و واحد سازمان تهیه می‌شود. در اینجا، هر فعالیت یا پروژه به شکل جداگانه تحلیل می‌شود و هزینه‌های مربوط به نیروی انسانی، مواد و تجهیزات، اجاره و سایر هزینه‌های مرتبط با آن فعالیت محاسبه می‌شود.
بودجه تهیه شده بر اساس قیمت تمام‌شده‌ی کار، برای اعتبارسنجی به مدیران ارشد ارائه می‌شود تا تصمیم نهایی در مورد تخصیص منابع مالی به هر فعالیت یا پروژه گرفته شود. پس از آن، بررسی می‌شود که آیا بودجه‌ها انطباق کافی با استراتژی‌ها و اهداف سازمان را دارند یا خیر. پس از تصویب بودجه‌ها، اجرای آنها آغاز می‌شود و پیشرفت‌ها به‌طور دوره‌ای نظارت می‌شود تا اطمینان حاصل شود که هزینه‌ها در حد مورد انتظار باقی مانده‌اند و نیازی به تغییر بودجه‌ها نیست. در پایان دوره مالی، بر اساس نتایج واقعی و میزان انطباق بودجه با عملکرد واقعی، اصلاحات و به‌روزرسانی‌های لازم انجام می‌شود تا برای دوره‌های بعدی بودجه ریزی بهبود یابد.
اجرای مبتنی بر کارسنجی: در این روش از بودجه ریزی عملیاتی، بر اساس تخمین کارسنجی (Work Measurement) که به معنای تخمین زمان و منابع مورد نیاز برای انجام هر فعالیت است، بودجه اولیه برای هر بخش و واحد سازمان تهیه می‌شود. در اینجا، هزینه‌ها بر اساس واحد کارسنجی محاسبه و تخمین زده می‌شود. بودجه‌های تهیه شده بر اساس کارسنجی به مدیران ارشد ارائه می‌شود تا تصمیم نهایی در مورد تخصیص منابع مالی به هر فعالیت یا پروژه گرفته شود. در این مرحله، بررسی می‌شود که آیا بودجه‌ها با استراتژی‌ها و اهداف سازمان انطباق کافی دارند یا خیر.
در بودجه بندی عملیاتی، نظارت بر پیشرفت نمونه بودجه ریزی عملیاتی بر اساس تخمین کارسنجی انجام می‌شود و هزینه‌ها و نیازمندی‌ها بر اساس آن تنظیم می‌شود تا هزینه‌ها تا حد ممکن کنترل شده باقی بماند. در پایان دوره مالی، بر اساس نتایج واقعی و میزان انطباق بودجه با عملکرد واقعی، اصلاحات و به‌روزرسانی‌های لازم انجام می‌شود تا برای دوره‌های بعدی بودجه ریزی بهبود یابد.
هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت‌های انجام‌شده: در این روش، هزینه‌ها بر اساس فعالیت‌های انجام‌شده در سازمان تعیین می‌شود. به ازای هر فعالیت یا گروه مشخصی از فعالیت‌ها، هزینه‌ها وارد سیستم بودجه ریزی می‌شود. بودجه‌های تهیه شده بر اساس هزینه‌یابی به مدیران ارشد ارائه می‌شود تا تصمیم نهایی در مورد تخصیص منابع مالی به هر فعالیت یا پروژه گرفته شود. در این مرحله، بررسی می‌شود که آیا بودجه‌ها انطباق کافی با استراتژی‌ها و اهداف سازمان را دارند یا خیر.
نظارت پیشرفت‌ها بر اساس فعالیت‌های انجام‌شده و هزینه‌های ثبت شده انجام می‌شود و نیازمندی‌ها و هزینه‌ها بر اساس آن تنظیم می‌شود. در پایان دوره مالی، بر اساس نتایج واقعی و میزان انطباق بودجه با عملکرد واقعی، اصلاحات و به‌روزرسانی‌های لازم انجام می‌شود تا برای دوره‌های بعدی بودجه ریزی بهبود یابد. این نکته را نیز باید در نظر گرفت که بودجه‌ریزی در سازمان‌ها می‌تواند به دو رویکرد کلی بودجه‌ریزی از بالا به پایین و بودجه‌ریزی از پایین به بالا شود. هر یک از این رویکردها دارای مزایا و معایب خاص خود هستند و در شرایط مختلف ممکن است یکی از آنها مناسب‌تر باشد.
در رویکرد بودجه ریزی عملیاتی از بالا به پایین، فرآیند بودجه‌ریزی از سطوح بالای مدیریتی سازمان آغاز می‌شود و به سطوح پایین‌تر منتقل می‌گردد. مدیران ارشد ابتدا اهداف کلان و راهبردهای سازمان را تعیین می‌کنند و سپس این اهداف به صورت دستورات و تخصیص منابع به سطوح پایین‌تر انتقال می‌یابد. در مقابل، در رویکرد بودجه‌ریزی از پایین به بالا، فرآیند بودجه‌ریزی از سطوح پایین سازمان آغاز شده و به سطوح بالاتر منتقل می‌شود. واحدها و بخش‌های مختلف ابتدا نیازها و برنامه‌های خود را تعیین می‌کنند و سپس این نیازها به مدیران بالاتر ارائه می‌شود تا بودجه کلی سازمان تنظیم شود.
جمع‌بندی
در این مقاله به بررسی مفهوم و اهمیت بودجه ریزی عملیاتی پرداخته شد. این شیوه به عنوان یک ابزار کلیدی در مدیریت مالی سازمان‌ها به بهبود کارایی، بهره‌وری منابع و انعطاف‌پذیری در مواجهه با تغییرات محیطی کمک می‌کند. این فرآیند، با تمرکز بر برنامه‌ریزی دقیق هزینه‌ها، ارزیابی بازدهی فعالیت‌ها و انتخاب بهترین گزینه‌های استفاده از منابع به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اهداف استراتژیک خود را به بهترین شکل ممکن دنبال کنند. همچنین، این روش به مدیران اطلاعات دقیقی ارائه می‌دهد که به آنها امکان می‌دهد تا تصمیمات موثرتری در خصوص تخصیص منابع مالی بگیرند و به بهبود عملکرد سازمانی کمک کنند. از این رو، بودجه بندی عملیاتی به عنوان یک ابزار برجسته در مدیریت مالی و عملیاتی سازمان‌ها بسیار ارزشمند است و تاثیر قابل توجهی بر پیشرفت و پایداری آنها دارد.
سوالات متداول
یک فرآیند مدیریتی است که در آن منابع مالی به منظور بهبود کارایی، کنترل هزینه‌ها و دستیابی به اهداف استراتژیک تعیین شده سازمان تخصیص داده می‌شود.
بودجه ریزی عملیاتی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به بهره‌وری واقعی منابع مالی خود برسند، هزینه‌ها را کنترل کنند، و به نحو بهینه به اهداف خود برسند. این فرآیند اطمینان می‌دهد که منابع مالی به نحو موثری تخصیص یافته و استفاده شوند.
